Databáze osob je téměř nezbytnou součástí každého informačního systému, který podporuje chod nějaké organizace. V komplexním Informačním systému Masarykovy univerzity (dále IS MU) je evidence údajů o osobách součástí celé řady dílčích databází - od personálně-mzdového subsystému přes studijní subsystém až po evidenci strávníků v menzách, abychom jmenovali alespoň ty nejrozsáhlejší. Tento článek je určitou splátkou dluhu všem, kdo v posledních měsících narazili na skutečnost, že ve dvou základních databázích IS MU - jednotném systému personalistiky (dále JSP) a studijním informačním subsystému (dále IS) - jsou o nich vedeny ne vždy shodné údaje.
Od roku 1994 na ÚVT budovaná elektronická databáze osob v JSP obsahuje dnes záznamy skoro padesáti tisíců osob, jednoznačně identifikované osobním číslem OSCIS. Koncem roku 1998 předalo ÚVT kopii této databáze CVT FI jako základ pro evidenci osob v nově vznikajícím subsystému IS; CVT FI jako jednoznačný identifikátor osobních záznamů vytvořilo univerzitní číslo osoby UČO. Po další dva roky se obě databáze vyvíjely samostatně, s nepravidelným vzájemným předáváním dat, z nichž si přijímající strana vždy vybrala pouze z jejího pohledu potřebné a zejména "důvěryhodné části". Problémy s nesynchronizovanou dvojí evidencí osob v IS MU se výrazně projevily poté, co získali uživatelé ISu autentikovaný přístup k výpisu svých osobních dat a slíbenou možnost žádat o opravy chybných údajů. Opravy provedené na vyžádání v ISu se nepromítly do JSP a naopak. Proto se např. akademické tituly změněné v JSP personální referentkou na základě předloženého dokladu o úspěšně ukončeném habilitačním nebo profesorském řízení nepřenesly do ISu, a naopak změna příjmení čerstvě provdané studentky zaznamenaná v ISu studijní referentkou nenašla cestu do personalistiky (protože studentka se s příslušným dokladem přirozeně dostavila pouze na jedno, nikoli na dvě různá administrativní oddělení).
Snaha ÚVT řešit synchronizaci JSP a ISu, aby problémy s dualitou osobní evidence v IS MU zanikly, vyústila letos na jaře v návrh tzv. Centrální evidence osob na MU. Poslední verze návrhu z 24.7.2000 byla odsouhlasena vedoucími pracovníky rektorátních útvarů systémového řízení a organizace, personálního a pro studium.
V principu se jedná o dvě zásady, které by měly obecně platit pro všechny existující i budoucí nezávislé (on-line nepropojené) informační subsystémy IS MU, obsahující sdílené - překrývající se - datové oblasti:
Nejaktuálnějším problémem, a tedy prubířským kamenem uvedení obou principů řešení v život, je sjednotit v subsystémech IS MU evidenci základních osobních údajů:
kde rodné číslo je povinná položka, která se u žádných dvou záznamů v databázi nesmí opakovat, jméno a příjmení jsou rovněž povinné položky (zapisují se do databáze ve tvaru uvedeném na dokladu totožnosti osoby - občanském průkazu, pasu) a tituly jsou nepovinné položky (zapisují se do databáze ve tvaru uvedeném na dokladu totožnosti osoby nebo dokladu o udělení titulu).
Tuto základní pětici osobních dat doplňují další identifikační údaje (digitální fotografie v rastrovém formátu tiff včetně povolení/nepovolení zobrazit ji ve veřejné části IS MU; číslo čipové karty (např. ISIC), číslo čárového kódu karty; číslo čipu karty; přihlašovací jméno a heslo; ...) a další osobní údaje (ulice, číslo popisné, PSČ a obec trvalého bydliště; státní občanství; číslo OP nebo pasu; ...). Všechny tyto údaje by se postupně měly stát předmětem centrální evidence osob na MU.
Čtení (read) osobních dat v centrální evidenci má povoleno kterýkoli pracovník MU, jemuž je právo na tuto činnost přiděleno v příslušném subsystému IS MU.
Vložení (insert) nové osoby do centrální evidence může provést kterýkoli pracovník MU, jemuž je právo na tuto činnost přiděleno v příslušném subsystému IS MU. Za správnost vložených dat zodpovídá. Všechny aplikace umožňující vkládání osob do centrální evidence musí zajistit kontroly k zamezení vkládání duplicit, referenční databázový server kontroluje unikátnost a dodržení tvaru RČ a povinné zadání jména a příjmení.
Přístupová práva pro opravy (update) základních a dalších osobních údajů centrální osoby jsou definována v závislosti na tom, v jaké roli je osoba na MU. Identifikovanými rolemi jsou (s klesající prioritou): student, zaměstnanec, zaměstnanec na dohodu, osoba v ekonomice a ostatní. Za údaje o rolích a autoritách osob MU v centrální evidenci odpovídají příslušné subsystémy IS MU (např. za osoby v roli student studijní subsystém a za osoby s autoritou ekonomický pracovník ekonomický subsystém). Vystupuje-li osoba, jejíž osobní údaje v centrální evidenci mají být změněny, v informačních subsystémech IS MU ve více rolích současně, najde se v centrální evidenci její role s nejvyšší prioritou a právo opravit centrální osobní údaje má jediná autorita - ta, která je k nejvyšší roli osoby přiřazena následovně:1
Schéma je navrženo pro řešení konfliktů při opravách osobních údajů (tj. výše popsaných základních osobních údajů a dalších osobních údajů). Pro řešení konfliktů v jiných překrývajících se (sdílených) datových oblastech IS MU musí být navrženo jiné schéma.
Výběr referenční databáze IS MU pro centrální evidenci osob byl po četných diskusích prozatím vyřešen kompromisem: referenční databáze budou dvě - IS pro osoby v roli student a JSP pro osoby v ostatních rolích - s tím, že si budou vzájemně zcela důvěřovat (změny provedené v jedné databázi bude druhá bez výjimek přijímat za své, protože se shodly na výše popsané filozofii přístupových práv) a že bude mezi nimi trvale aktivní mechanismus promítání změn (změny provedené na straně IS budou zaznamenány do JSP a změny provedené na straně JSP budou zároveň zaznamenány do změnového logu, který bude IS trvale sledovat a promítat do svých dat. Určitá nevyváženost tohoto řešení má původ v různých možnostech používaných vývojových prostředí komunikovat s databázovými servery Informix a Oracle - zatímco IS má možnost data přímo zapisovat do databází obou serverů, JSP dokáže zatím pracovat pouze se serverem Informix.
Nutnými podmínkami pro realizaci centrální evidence osob v IS MU jsou:
Dobrá zpráva na závěr: Na popsaném řešení centrální osoby IS MU se správci databází JSP (ASŘ ÚVT) a IS (CVT FI) dohodli v polovině letošního srpna. Programátorské práce jsou na obou stranách již hotové - zbývá provést závěrečné testy, sesouhlasit obě databáze a přesměrovat programy z vývojových na ostré databáze. Uvedení centrální osoby do života se odhaduje na konec letošního roku.
| 1 | role jsou řazeny s klesající prioritou
... zpět do textu |
předchozí článek
