Tématem dnešních tipů z Inetu je evidence údajů a výpisy parametrizovaných sestav o zahraničních služebních cestách. Evidence zahraničních služebních cest je primárně určena personalistkám, pracovníkům oddělení vědy, výzkumu a zahraničních vztahů či jiným specializovaným pracovníkům MU, ale obsahuje také Osobní přehled zahraničních cest. Soubor aplikací se skládá z těchto čtyř částí:
Aplikace se v Inetu nachází v podmenu Ekonomika, sekci Služební cesty.
Jednotlivé aplikace vznikaly postupně během roku 2002. Nejdříve to byla základní aplikace pro Zadávání zahraničních cest a následně Přehled výjezdů do zahraničí. Aplikace byly koncem roku 2002 napojeny na elektronický docházkový systém, takže již není potřeba u služebních cest zaměstnanců zadávat základní údaje - jméno, příjmení, pracoviště a termín cesty - přímo, protože se tyto údaje přebírají z docházkového systému. U zahraničních služebních cest studentů (převážně doktorandů) se však tyto údaje zadávat musí, neboť nejsou obsaženy v docházkovém systému. Následně byly v roce 2003 přidány aplikace Osobní přehled zahraničních cest a Přehled zahraničních měst a organizací.
Aplikace využívají řadu číselníků - Rámec cesty, Druh cesty, Státy, Města, Firmy a organizace. Číselníky Rámec cesty a Druh cesty byly vytvořeny pouze pro potřeby zahraničních služebních cest. Číselník firem a organizaci je postaven na stejnojmenném číselníku ekonomického systému univerzity (IS Magion). Jedná se tedy hlavně o subjekty, s nimiž má nebo měla univerzita ekonomický styk. Tento číselník je však možné pro potřeby zadávání služební zahraničních cest rozšiřovati o další "neekonomické" subjekty a akce. Pro pohodlnější zadávaní informací o cestách a následně pro tvorbu detailnějších výstupů byl na základě číselníku firem a organizací vytvořeni číselník měst (číselník států je standardní číselník dle normy ISO 3166).
Při vývoji aplikace se počítalo s jejím rozšířeními do oblasti ekonomiky - o návaznosti na cestovní náklady, kapesné, diety atd. Tato část však nebyla realizována z důvodu absence přesné metodiky evidence a zpracování, v současné době tedy aplikace slouží pouze k evidenčním a statistickým účelům. Do budoucna se však plánuje propojení evidence zahraničních služebních cest s evidencí projektů, a tedy oživení ekonomických návazností.
Jak již bylo řečeno, aplikace slouží primárně pro potřeby specializovaných pracovníků a oddělení MU. Celé akademické obci jsou přístupny aplikace Osobní přehled zahraničních cest a Přehled zahraničních měst a organizací.
První z nich vypisuje stručný přehled všech zahraničních cest pracovníka uskutečněných od roku 2002 a ke každé cestě informace o navštívené organizaci či akci (samozřejmostí je název města a státu), rámci a druhu cesty. V případě, že doplňkové informace chybí, je vypsáno hlášení "záznam o zahraniční cestě není doplněn". Pak je žádoucí požádat odpovědného pracovníka fakulty či ústavu o doplnění údajů.
Aplikace Přehled zahraničních měst a organizací vypisuje seznam všech organizací aktuálně použitelných pro doplňování informací o služební cestě. Po výběru a potvrzení státu se zobrazí seznam všech uložených měst. Při "rozkliknutí" názvu města se následně vypíší všechny evidované firmy a organizace. Chybějící organizace doplní na požádání pracovníci ÚVT, nebo je lze vkládat přes ekonomický systém Magion.
Pro specializované pracovníky jsou určeny další dvě aplikace. Zadávání zahraničních cest je základní část, sloužící pro vkládání, editaci či mazání doplňkových informací o služební cestě. Úvodní obrazovka se skládá ze tří částí:
V druhé obrazovce se již u konkrétní služební cesty vkládají nebo editují doplňující informace - stát, město, místo pobytu (akce, organizace nebo firma), druh a rámec pobytu. K druhu a rámci pobytu lze ještě přidat upřesňující textovou poznámku.
Specializovaným pracovníkům slouží také čtvrtá aplikace této sekce - Přehled výjezdů do zahraničí - poskytující parametrizované výpisy evidovaných zahraničních služebních cest. Ve vstupním formuláři je možno zadat výběrové kritérium a rozsah vypisovaných informací. Vypisovat lze cesty na konkrétním pracovišti, za definované období, pro určitou osobu, podle navštívené organizace (akce či firmy) a nebo v daném státě a městě. Povoleny jsou také vzájemné kombinace.
Stručná statistika počtu záznamů o zahraničních služebních cestách je uvedena v tabulce 1.
| Počty záznamů | ||
| Rok | Z docházky | Doplněné |
| 2002 | 440 | 134 |
| 2003 | 2076 | 1039 |
| 2004 | 2592 | 1063 |
| 2005 | 3293 | 1137 |
| 2006 | 4043 | 1294 |
| 2007 | 1282 | 242 |
Tabulka 1: Počty záznamů
Máte-li nějaké přání nebo náměty k evidenci zahraničních služebních cest, uvítáme je na e-mailové adrese
eko-inet@ics
municz.
předchozí článek
