Zákon o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb., který nabyl účinnosti dne 1. července 2006, zavedl elektronický způsob zadávání veřejných zakázek.
K rozšíření elektronizace významně přispěla i poslední novela tohoto zákona (č. 179/2010 Sb., účinná od 15. září 2010), která klade důraz na elektronizaci například tím, že zavedla, mimo jiné, povinné uveřejňování výzvy k podání nabídky a k prokázání splnění kvalifikace ve zjednodušeném podlimitním řízení, a to na profilu zadavatele pomocí elektronického nástroje. V případě MU se jedná o internetovou adresu https://zakazky.muni.cz.
Dále se nepřímo elektronizace prosazuje při aplikaci Pravidel pro výběr dodavatelů v rámci Operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace, do něhož je Masarykova univerzita zapojena (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/spolecne-prilohy-prirucek-pro-zadatele-a-prijemce-op-vavpi-3): "Při zadávání zakázek organizačními jednotkami subjektu, které mohou být považovány za samostatného veřejného zadavatele (zejm. fakulty VŠ), jakožto samostatnými hospodářskými jednotkami, je možné zadávat zakázky samostatně touto organizační jednotkou pouze v odůvodněných případech, pokud neexistuje konkrétní vazba na plnění zadávané v rámci subjektu a tento postup neodporuje zásadám hospodárnosti a transparentnosti zadávání zakázek. (část III., bod 10.)" Z uvedeného vyplývá, že je třeba sčítat plnění (předmět veřejné zakázky) za celý subjekt, a z organizační jednotky subjektu nelze zadávat veřejné zakázky, pokud se nejedná o specifické plnění organizační jednotky.
Uvedená Pravidla jsou v souladu se zákonem o veřejných zakázkách, který definuje zadavatele jako právnickou osobu čili univerzitu jako celek.
Je stěží představitelná koordinace zadávání veřejných zakázek na Masarykově univerzitě, která má devět fakult s více než 200 katedrami, ústavy a klinikami a další hospodářská střediska, pouze v listinné podobě, a tudíž byl implementován elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek E-ZAK.
Elektronizace a především dynamický nákupní systém, jemuž věnujeme následující kapitolu, umožňuje na Masarykově univerzitě zachovat v souladu se zákonem o veřejných zakázkách decentralizaci subjektu na hospodářská střediska a zadávat veřejné zakázky na střediscích (aniž by se jednalo o speciální plnění pro dané hospodářské středisko), nebo umožňuje i centrální zadávání1, tzn. že se požadavky ze všech hospodářských středisek sesbírají a z administrativní jednotky - rektorátu - se zadává centrální veřejná zakázka.
Atestovaný elektronický nástroj E-ZAK, který je dostupný na adrese https://zakazky.muni.cz, je na Masarykově univerzitě používán k 31. říjnu 2010 již jeden rok. Za první rok provozu nástroje zahájila Masarykova univerzita administraci celkem 95 zakázek na dodávky, služby a stavební práce. Jednalo se o 43 nadlimitních, 12 podlimitních a 40 veřejných zakázek malého rozsahu.
V únoru tohoto roku začala univerzita kromě "klasických" elektronických řízení využívat i dynamický nákupní systém (DNS). DNS je plně elektronický systém pro pořizování běžného a obecně dostupného zboží, služeb nebo stavebních prací, který je časově omezený a otevřený po celou dobu svého trvání všem dodavatelům, kteří splní podmínky pro zařazení do dynamického nákupního systému a podají předběžnou nabídku.
Zadavatel zařazuje do dynamického nákupního systému dodavatele, který splní podmínky pro zařazení do DNS a který předloží předběžnou nabídku v souladu s požadavky zadavatele uvedenými v zadávacích podmínkách, přičemž dodavatel může podat předběžnou nabídku nejenom při zavádění DNS ve lhůtě nejméně 40 dnů, ale po celou dobu jeho trvání, tzn. i v každé veřejné zakázce v DNS (viz dále), a tuto svou nabídku po celou dobu trvání DNS upravovat.
Výzvu k podání "ostrých" nabídek odešle zadavatel zájemcům zařazeným do DNS až poté, co byly posouzeny veškeré předběžné nabídky. Lhůta pro podání předběžných nabídek v konkrétní zakázce v DNS nesmí být kratší než 15 dnů ode dne uveřejnění zjednodušeného oznámení2 v ISVZUS, přičemž uveřejnění oznámení odeslaného elektronicky proběhne do 5 dnů ode dne jeho odeslání do ISVZUS, tj. od zahájení zakázky do odeslání výzvy k podání nabídek uplyne přinejmenším 20 dnů. Výzva k podání nabídek nesmí obsahovat lhůtu pro podání nabídek kratší než 7 dnů.
Smlouva s dodavatelem může být uzavřena až po uplynutí lhůty pro podání námitek, která trvá 15 dnů po doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. K plnění veřejné zakázky může proto dojít až po více než měsíci a půl po zahájení zakázky.
Lhůty pro zadávání zakázek v dynamickém nákupním systému bohužel nejsou dynamické ve smyslu "do druhého dne". Dynamičnost spočívá v otevřenosti systému pro dodavatele pro dobu jeho trvání.
V současné době má univerzita zavedeny DNS pro pořizování standardních kancelářských potřeb, standardních propagačních předmětů, standardních tiskařských služeb, standardního kancelářského ICT vybavení, standardního kancelářského nábytku, dále dynamický nákupní systém pro kancelářskou a audiovizuální techniku a tonery3. DNS na kancelářské potřeby a kancelářské ICT vybavení jsou tzv. katalogové neboli centrální dynamické nákupní systémy, do nichž jsou požadavky sbírány ze všech hospodářských středisek, a veřejná zakázka se pak zadává jako soubor těchto požadavků z centrální administrativní jednotky - rektorátu. Ostatní DNS jsou decentralizované.
Sběr požadavků pro centrální DNS vyvstal jako problém k řešení na jaře letošního roku, a realizace byla zadána týmu Inetu. Narychlo implementovaná jednoduchá sběrná aplikace byla po krátkém provozu nahrazena systémem, který centrálním DNS poskytuje servis jak před zahájením veřejné zakázky (zajištěním sběru a schvalování požadavků), tak po výběru ekonomicky nejvhodnější nabídky (podporou jejího zpracování v ekonomickém informačním systému). Tomuto servisnímu systému jsou věnovány následující kapitoly.
Sběry požadavků do obou centrálních DNS provozovaných na MU mají pravidelné uzávěrky jedenkrát měsíčně (kancelářské potřeby k poslednímu dni a kancelářské ICT ke 14. dni v měsíci). Jádrem sběrného systému je trojice aplikací zadávání žádanek, schvalování žádanek a export žádanek.
Jistými pojistkami v systému zadávání jsou tzv. superzadavatelé, kteří mohou upravovat všechny žádanky svého hospodářského střediska, a tedy mohou kteréhokoli zadavatele operativně zastoupit (žádanky, které zadavatel nestihl odeslat ke schválení do uzávěrky sběru, se totiž nemilosrdně přesouvají do sběru následujícího, a tím o celý měsíc zpožďují).
Pojistkou proti propadání jsou jednak tzv. superschvalovatelé s právy schválit kteroukoli položku svého hospodářského střediska, dále systém automaticky rozesílaných notifikací, a ve velmi neposlední řadě tým uživatelské podpory Inetu, který před uzávěrkou schvalování upomíná všechny opozdivší se schvalovatele i telefonicky.
Jedná-li se o nabídku z necentrálního DNS, zavede se do Magionu ručně. V případě centrálních DNS se vytváří po jedné objednávce ke každé původní žádance, což je ručně prakticky nerealizovatelné. Nabídka se proto nejprve předá Inetu, který ji transformuje do sady dílčích objednávek, a ty automaticky vloží do Magionu. Po provedení finanční kontroly zkompiluje výsledné schválené objednávky opět do jediné souborné, která je pak odeslána vítěznému dodavateli k realizaci. Na ekonomickém zpracování vítězných nabídek z centrálních DNS se tedy Inet podílí dvojicí aplikací - přenosem do Magionu a exportem objednávek.
Stěžejní komponenty centrálních DNS, jak byly výše popsány, mají samozřejmě celou řadu podpůrných funkcí, z nichž si některé zaslouží alespoň stručnou zmínku:
Finanční kontrola objednávek ručně nebo automaticky vložených do Magionu, která je jádrem ekonomického zpracování vítězné, ekonomicky nejvhodnější nabídky, probíhá v menším rozsahu papírovou cestou (podpisy na průvodce vytištěné z Magionu), a v jednoznačně převažující míře elektronicky - prostřednictvím inetovské aplikace Finanční kontrola objednávek (https://inet.muni.cz/app/obj/schvalObj), pracující nad daty Magionu. Aplikace zobrazuje - nad rámec údajů pro finanční kontrolu standardních objednávek - srovnávací tabulku položek schvalované objednávky a položek žádanky, z níž objednávka vznikla.4
Potřebuje-li zaměstnanec MU nakoupit standardní kancelářské potřeby, standardní propagační předměty, standardní tiskařské služby, standardní kancelářské ICT vybavení, standardní kancelářský nábytek, dále kancelářskou a audiovizuální techniku nebo tonery, je třeba:
V případě centrálního nákupu zadá příslušný zadavatel žádanku do zaměstnancem požadovaného, zpravidla nejbližšího sběru požadavků. Přehled zadavatelů i Harmonogram sběrů jsou opět k dispozici v Inetu (https://inet.muni.cz/app/dns/prava_zadav a https://inet.muni.cz/app/dns/harmonogram). Po zadání žádanky trvá přibližně dva měsíce, než je zboží dodáno, přičemž v dané době proběhne schválení žádanky, zahájení veřejné zakázky, hodnocení nabídek a výběr ekonomicky nejvhodnější nabídky, finanční kontrola a nakonec dodání a fakturace (podrobněji viz předchozí kapitoly). Zboží je dodáno na místo a v termínu, které jsou uvedeny v žádance.
Dalšími kandidáty na přívlastek "centrální" jsou i takové DNS, jejichž předměty nebude možné plně popsat jen katalogem - například tiskařské služby nebo propagační předměty. Pro tyto DNS je v Inetu již nachystána potřebná podpora jak v aplikacích zadávání a schvalování položek žádanek (možnost připojit k položce soubor obsahující specifikaci předmětu), tak v aplikaci generující export žádanek (export excelovského souboru spolu se sadou specifikačních dokumentů, odkazovaných z příslušných řádků excelu).
Že jsou možnosti DNS skutečně široké a inspirující, ukazuje i příklad z diskusí s uživateli, v nichž zazněl námět na zřízení "burzy" schválených položek, které byly odeslány do veřejné zakázky, a poté zadavatelské pracoviště zjistilo nedostatek zájmu či finančních prostředků.
Diskusi o dynamické nákupním systému provozovaném na MU uzavřeme zmínkou o domácích autorech: Servisní systém pro centrální DNS, realizovaný v Inetu, je společným dílem Odboru veřejných zakázek RMU, vývojového a provozního týmu Inetu a početného metodického týmu složeného z tajemníků a pověřených osob řady fakult a součástí MU. Kontakty pro uživatele jsou jednak pracovníci Odboru veřejných zakázek RMU a dále helpdeskový systém uživatelské podpory Inetu na adrese https://inet.muni.cz/app/issue/ihelpMain.
Na úplný závěr uveďme, že zadavatelé a dodavatelé mohou dnes již běžně užívat při zadávání veřejných zakázek elektronické nástroje. Na Masarykově univerzitě je v provozu elektronický nástroj E-ZAK a interní aplikace pro veřejné zakázky v Inetu; kromě servisních aplikací pro centrální DNS popsaných v tomto článku je v Inetu i Správa veřejných zakázek zadávaných v listinné podobě a prezentovaných na veřejných stránkách MU (https://inet.muni.cz/app/w3mu/verejne_zakazky, http://www.muni.cz/general/public_tenders). Do budoucna však v elektronizaci veřejných zakázek, tzn. i na Masarykově univerzitě, zůstává k zodpovězení a řešení spousta otázek, například jak dosáhnout souladu elektronického nástroje a spisové služby, nebo jak zefektivnit zadávání veřejných zakázek v dynamickém nákupním systému, např. zkrácením lhůt. Ale to je již otázka i pro Evropskou unii a změnu jejích směrnic pro veřejné zadávání.
| 1 | Nezaměňovat pojem s centralizovaným zadáváním u centrálního zadavatele podle § 3 zákona o veřejných zakázkách.
... zpět do textu |
| 2 | Formulář, který se uveřejňuje v Informačním systému o veřejných zakázkách - uveřejňovacím subsystému (ISVZUS) a jímž se zahajuje veřejná zakázka v DNS.
... zpět do textu |
| 3 | DNS pro kancelářskou a audiovizuální techniku a tonery byly prozatím pouze zahájeny a běží lhůta pro podání předběžných nabídek při zavádění DNS.
... zpět do textu |
| 4 | V aplikacích Přenosy do Magionu a Finanční kontrola objednávek se zúročila práce vložená v minulých měsících a letech do elektronizace procesů finanční kontroly (objednávek, závazků, cestovních příkazů a pohledávek), včetně nákladů vložených v této souvislosti do úprav systému Magion. K elektronizaci finanční kontroly se podrobněji vrátíme v některém z příštích čísel Zpravodaje.
... zpět do textu |
předchozí článek
